Privacy verklaring / AVG per mei 2018

Vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring wil het bestuur heldere en transparante informatie geven over hoe het bestuur van Kleur en Zang Alkmaar omgaat met persoonsgegevens.

Het bestuur van Kleur en Zang Alkmaar doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig met persoonsgegevens.

Vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar houdt zich in alle gevallen aan de toe passelijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Vordering Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat het bestuur van Vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als het bestuur deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

Als Vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met het bestuur wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document of via de website onder rubriek “Bestuur”

Wat zijn persoonsgegevens ?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die in verband kunnen worden gebracht met jou.

De persoonsgegevens die je deelt met de vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar zijn de volgende:

  •  Naam (verplicht)
  • Adres (verplicht)
  • Postcode en woonplaats (verplicht)
  • Telefoonnummer (vast of Mobiel) niet verplicht, maar i.v.m. eventueel contact opnemen geprefereerd
  • E-mail adres (niet verplicht, maar i.v.m. eventueel contact opnemen geprefereerd)
  • Kweeknummer (verplicht, bij nieuw in hobby krijgt u van de NBvV een kweeknummer)
  • Geboorte datum (in geval van jeugdlid verplicht)
  • Soort lidmaatschap (verplicht)

Verwerking van de persoonsgegevens wordt gedaan door diegene die de ledenadministratie beheert en bijhoudt.

Waarvoor gebruiken wij de persoonsgegevens en met wie worden de persoonsgegevens gedeeld ?

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Algemeen  /  Ledenadministratie eigen vereniging
  • De gegevens van zowel A-leden, B-leden, Jeugdleden en Ere-leden worden gedeeld met de bestuursleden van  Kleur en Zang Alkmaar en de ringencommissaris en diegene die door het bestuur is aangesteld om het ringenformulieren in te nemen voor Kleur en Zang Alkmaar
  • Leden zowel  A-leden, B-leden, Jeugdleden en Ere-leden worden via de e-mail geïnformeerd over de vereniging, beurzen, tentoonstellingen en clubavonden. Heeft u geen e-mail adres opgegeven, dan ontvangt u 1 keer per jaar een clubblad m.b.t. informatie betreffende beurzen, tentoonstellingen en clubavonden.
  • Leden zowel A-leden, B-leden, Jeugdleden betalen de contributie voorafgaande aan het nieuwe jaar
  • Het bestuur heeft een kopie van de leden lijst.

Aanmelden van A-leden bij de Nederlandse  Bond van Vogelliefhebbers (NBvV). Overkoepelende organisatie voor de vogelsport. Leden kunnen hierdoor ringen bestellen (via de ringencommissaris) voor hun gekweekte vogels en ontvangen van de NBvV een maandblad met informatie betreffende hun hobby.

Hoe de NBvV met uw persoonsgegevens omgaat kunt u lezen in blz. 45 en 46 op bijgaande link.

http://www.nbvv.nl/download/debond/Bondsvademecum.pdf

Bankgegevens worden niet verwerkt / opgeslagen door Kleur en Zang Alkmaar.

Deze zijn echter wel te achterhalen bij de RABO bank, omdat wij daar bankieren.

Dit is alleen toegankelijk voor de penningmeester en de voorzitter.

In geval van eventuele terug storting, zal van deze informatie gebruik van gemaakt worden.

Kleur en Zang Alkmaar maakt geen gebruik van automatische incasso.

Uw gegevens worden, zolang u lid bent van de vereniging bewaard.

Op uw verzoek kunnen deze uiteraard worden aangepast, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Deze gegevens worden dan ook door ons bij de NBvV aangepast.

Heeft u uw lidmaatschap opgezegd, dan worden uw gegevens nog 2 jaar bewaard, en daarna  worden uw naam, woonplaats , startdatum bij vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar/NBvV en kweeknummer in het oud-leden archief opgenomen.                 Overige persoonsgegevens worden vernietigd. De persoonsgegevens in het oud-leden archief worden op uw verzoek verwijderd.

2. Tentoonstelling en persoonsgegevens.

Bij de tentoonstelling (1 x per jaar in de eerste week van november) worden persoonsgegevens verstrekt door middel van het invullen van een Tentoonstellings-inschrijfformulier. Dit betreft leden van vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar.                              De persoonsgegevens die men deelt met vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar zijn de volgende:

  • Naam (verplicht)
  • Adres (verplicht)
  • Postcode en woonplaats (verplicht)
  • Telefoonnummer (vast of Mobiel) niet verplicht, maar i.v.m. eventueel contact opnemen geprefereerd
  • E-mail adres (niet verplicht, maar i.v.m. eventueel contact opnemen geprefereerd)
  • Kweeknummer (verplicht)
  • Lid van afdeling (verplicht)
  • Jeugd-lid (zo ja verplicht)
  • Afdelingscode (verplicht)
  • Eigen kooien (verplicht)

Deze gegevens worden in een speciaal tentoonstellingsprogramma verwerkt, waar alleen de tentoonstellingssecretaris toegang heeft.

Bankgegevens worden niet verwerkt / opgeslagen door Kleur en Zang Alkmaar.

Deze zijn echter wel te achterhalen bij de RABO bank, omdat wij daar bankieren.

Dit is alleen toegankelijk voor de penningmeester en de voorzitter.

In geval van eventuele terug storting, zal van deze informatie gebruik van gemaakt worden.

Kleur en Zang Alkmaar maakt geen gebruik van automatische incasso.

De persoonsgegevens worden alleen gebruikt om:

  • Eventueel vragen te kunnen stellen bij onduidelijkheden in de inschrijving van de vogels, per e-mail of telefoon
  • U te informeren over de tentoonstelling, per e-mail of telefoon
  • Opsturen van een inbreng- en afhaal formulier (kooinummers en klasse nummers), per post of persoonlijk door het bestuur bij u gebracht
  • Uw adres / email wordt, na de tentoonstelling van het betreffende jaar, eenmalig gebruikt voor het opsturen  van het vraagprogramma voor het volgend jaar
  • In de catalogus wordt uw naam en kweeknummer vermeld
  • Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, met uitzondering wat er in de catalogus wordt vermeld

Uw gegevens worden in de tentoonstellingsprogramma 3 jaar bewaard en omdat in 80% van de inzenders het jaar na de inzending wederom in de tentoonstelling inzend.

Heeft de inzender 3 jaar geen vogels ingezonden dan worden zijn persoonsgegevens definitief verwijderd.

Uw gegevens op papier (Tentoonstellings-inschrijfformulier) worden 1 jaar bewaard en daarna definitief verwijderd.

3. Ringen bestellen en persoonsgegevens.

Uw gekweekte vogels dienen te worden voorzien van een ring. Ringen worden besteld bij de ringencommissaris en diegene die door het bestuur is aangesteld om de ringenformulieren in te nemen voor Kleur en Zang Alkmaar, door middel van het invullen van een “BESTELFORMULIER RINGJAAR ****”

Bestelformulier voor normale ringen – Hierop dient te worden ingevuld:

  • Naam (verplicht)
  • Adres (verplicht)
  • Postcode en woonplaats (verplicht)
  • Telefoonnummer (vast of Mobiel) (verplicht)
  • E-mail adres (verplicht)
  • Kweeknummer (verplicht)
  • Lid van afdeling (verplicht)

Bestelformulier voor Europese en beschermde vogels                                                                                                                                               (gesloten pootringen voor gefokte vogels behorend tot beschermde inheemse en uitheemse vogels)

Hierop dient te worden ingevuld:

  • Naam (verplicht)
  • Adres (verplicht)
  • Postcode en woonplaats (verplicht)
  • Telefoonnummer (vast of Mobiel) (verplicht)
  • E-mail adres (verplicht)
  • Kweeknummer (verplicht)
  • Lid van afdeling (verplicht)
  • Burgerservicenummer (verplicht)

De bestelformulieren worden bewaard in papieren versie. Hierdoor kunnen zowel de leden als de ringencommissaris terug kijken naar wat er in het verleden is besteld.

Deze formulieren worden 5 jaar bewaard en daarna verwijderd.

De formulieren van Europese en beschermde vogels, deze worden 1 x per jaar (het betreffende kweekjaar) gekopieerd en opgestuurd naar de NBvV.

De overheid stelt het opgeven van het BSN nummer verplicht. Zonder dit gegeven wordt een bestelling niet goedgekeurd omdat de besteller niet opgenomen kan worden in de database van het Ministerie van Economische Zaken. De NBvV is in deze “slechts” een administratieve intermediair en zij dient deze aanvragen 5 jaar te archiveren.

Zie hiervoor ook:

https://www.nvwa.nl/onderwerpen/pootringen-controles-nvwa

4. Internetsite.

Via onze internetsite www.kleurenzangalkmaar.nl kunt u zien waar wij staan.

De website maakt alleen gebruik van cookies, omdat dit technisch noodzakelijk is om de elektronische communicatie te maken.

Formulieren kunnen alleen gedownload worden en kunt u op uw eigen pc plaatsen.

Deze formulieren kunt u via de mail naar ons toesturen /  mailen.

U laat geen persoonsgegevens achter.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

  • U heeft recht op inzage van uw gegevens
  • U heeft recht op rectificatie / wijzigingen van uw gegevens
  • U heeft recht op van het wissen van uw gegevens
  • U heeft recht op een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  • U heeft recht op om bezwaar te maken tegen en tot intrekken van verwerking van de persoonsgegevens. Gevolg kan wel zijn dat wij niet over voldoende gegevens van u beschikken voor de beoefening van uw hobby

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende  autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Wijzigingen

Deze privacy verklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.

Contactgegevens

Vogelvereniging Kleur en Zang Alkmaar

Zeglishof 6

1813 SZ  Alkmaar

secretaris@kleurenzangalkmaar.nl

www.kleurenzangalkmaar.nl